Wat is BRIX? Dé slimme standaard voor vergaderruimtes

Je loopt een vergaderruimte binnen op kantoor in Amsterdam. Een week later vergader je vanuit Antwerpen en een maand daarna vanuit Londen. Toch werkt iedere ruimte nét even anders.

In de ene ruimte start je een Microsoft Teams-meeting met één druk op de knop. In de andere moet je eerst uitzoeken hoe je verbinding maakt. Camera’s, microfoons, displays en bediening verschillen per ruimte en als er iets niet werkt, weet IT niet altijd direct welke configuratie er aanwezig is.

Voor gebruikers is dat frustrerend. Voor IT maakt het beheer onnodig complex.

Daarom kiezen steeds meer organisaties ervoor om hun vergaderruimtes te standaardiseren. Met BRIX heeft AVEX hiervoor één schaalbare standaard ontwikkeld.

Wat is BRIX?

BRIX is de gestandaardiseerde vergaderoplossing van AVEX. In plaats van iedere vergaderruimte opnieuw als een afzonderlijk maatwerkproject te ontwerpen, werken we met vooraf ontworpen en bewezen configuraties voor verschillende typen ruimtes.

Daarmee standaardiseer je niet alleen de apparatuur, maar vooral de functionaliteit en gebruikerservaring. Medewerkers weten in iedere ruimte wat ze kunnen verwachten, terwijl IT minder verschillende configuraties hoeft te beheren.

Kort gezegd: BRIX maakt van afzonderlijke vergaderruimtes één consistente en schaalbare vergaderomgeving.

BRIX is beschikbaar voor Small, Medium en Large meeting rooms en kan worden ingericht voor onder andere Microsoft Teams Rooms en BYOD.

Waarom vergaderruimtes standaardiseren?

Veel audiovisuele omgevingen zijn niet in één keer ontstaan. Een organisatie opent een nieuwe locatie, breidt een verdieping uit of vernieuwt een aantal vergaderruimtes. Op verschillende momenten worden verschillende systemen, merken en configuraties toegevoegd.

Dat lijkt per project flexibel, maar kan na verloop van tijd een versnipperde AV-omgeving opleveren:

• vergaderruimtes werken verschillend;
• gebruikers moeten per ruimte ontdekken hoe de techniek werkt;
• IT beheert verschillende soorten hardware en configuraties;
• support en onderhoud worden complexer;
• nieuwe ruimtes kosten opnieuw tijd voor ontwerp en engineering;
• internationaal opschalen wordt lastiger.

Wat begint als flexibiliteit, kan daardoor eindigen in onnodige complexiteit. Door vergaderruimtes te standaardiseren ontstaat juist een herkenbare basis die je opnieuw kunt toepassen wanneer de organisatie groeit.

De echte uitdaging is niet de technologie

Bij het inrichten van een vergaderruimte gaat de aandacht al snel naar schermen, camera’s, microfoons en speakers. Maar voor de gebruiker is uiteindelijk iets anders belangrijk: kan ik binnenlopen en direct beginnen?

Gebruikers willen niet hoeven nadenken over welke technologie in welke ruimte aanwezig is. IT wil grip op apparatuur, configuraties, beheer en support. En organisaties met meerdere locaties willen niet bij iedere nieuwe ruimte opnieuw vanaf nul beginnen.

Daarom draait BRIX niet alleen om een vaste combinatie van producten. Het draait om het creëren van een herhaalbare standaard voor de complete vergaderervaring.

Dat sluit aan op onze bredere aanpak voor professionele vergaderoplossingen: consistent waar het kan en maatwerk waar het nodig is.

Hoe werkt BRIX?

Met BRIX werken we met vooraf ontworpen en bewezen configuraties voor verschillende typen vergaderruimtes. Op basis van de ruimte, het aantal gebruikers, de IT-omgeving en de gewenste manier van vergaderen bepalen we welke BRIX-configuratie het beste past.

BRIX is beschikbaar in drie formaten:

• BRIX Small: voor compacte meeting rooms en huddle rooms tot 4 personen;
• BRIX Medium: voor middelgrote vergaderruimtes voor 4 tot 7 personen;
• BRIX Large: voor grotere vergaderruimtes voor 8 tot 12 personen.

De oplossingen ondersteunen zowel Microsoft Teams Rooms als BYOD, afhankelijk van de manier waarop jouw organisatie wil samenwerken.

Daardoor hoef je niet voor iedere nieuwe ruimte opnieuw het wiel uit te vinden. Je bepaalt welke standaard bij welk type ruimte hoort en kunt die vervolgens consistent toepassen op een verdieping, kantoor of meerdere internationale locaties.

Standaardiseren betekent niet dat iedere ruimte hetzelfde is

Een veelgehoorde vraag is of standaardisatie betekent dat iedere vergaderruimte exact dezelfde apparatuur en inrichting krijgt. Dat is niet het uitgangspunt.

Een compacte huddle room vraagt iets anders dan een vergaderruimte voor twaalf personen. En sommige ruimtes hebben door hun afmetingen, akoestiek, interieur of toepassing specifieke eisen.

Daarom combineren we binnen BRIX standaardisatie met engineering. We brengen de ruimtes, gebruikers en technische omgeving eerst in kaart en bepalen vervolgens welke BRIX-configuraties passen. Wanneer een ruimte buiten de standaard valt, kan maatwerk de betere keuze zijn.

Zo voorkom je dat iedere ruimte een uniek project wordt, zonder een standaardoplossing te forceren waar die niet past.

Wat levert het standaardiseren van vergaderruimtes op?

Dezelfde gebruikerservaring in iedere ruimte

Medewerkers herkennen de manier van werken. Of iemand nu op het hoofdkantoor vergadert of op een andere locatie, de bediening en functionaliteit zijn voorspelbaar. Dat verlaagt de drempel om een ruimte te gebruiken en zorgt dat technologie minder aandacht vraagt.

Eenvoudiger beheer voor IT

Minder variatie in apparatuur en configuraties maakt beheer, ondersteuning en onderhoud overzichtelijker. IT hoeft niet voor iedere vergaderruimte een volledig andere technische omgeving te kennen.

Snellere uitrol van nieuwe vergaderruimtes

Bij iedere nieuwe ruimte opnieuw ontwerpen, selecteren en testen kost tijd. Met bewezen configuraties ligt een groot deel van die basis al vast. Daardoor wordt de uitrol van nieuwe ruimtes en locaties voorspelbaarder.

Eenvoudiger opschalen naar meerdere locaties

Voor organisaties met meerdere kantoren wordt standaardisatie steeds waardevoller. Dezelfde uitgangspunten kunnen worden toegepast op nieuwe verdiepingen, gebouwen of internationale locaties, zonder telkens opnieuw te beginnen.

BRIX voor Microsoft Teams Rooms en BYOD

Niet iedere organisatie vergadert op dezelfde manier. Sommige organisaties willen Microsoft Teams volledig integreren in de ruimte, terwijl andere gebruikers juist vanaf hun eigen laptop willen verbinden.

Daarom kan BRIX worden toegepast voor zowel Microsoft Teams Rooms als BYOD (Bring Your Own Device).

Bij Microsoft Teams Rooms staat de vaste vergaderervaring centraal: gebruikers kunnen vanuit de ruimte deelnemen aan een geplande Teams-meeting en gebruiken daarbij de camera’s, microfoons en speakers van de ruimte. Bij BYOD gebruikt de medewerker zijn of haar eigen laptop als uitgangspunt en maakt deze verbinding met de aanwezige AV-technologie.

Welke aanpak het beste past, hangt af van de IT-omgeving, gebruikers en manier van samenwerken. BRIX zorgt ervoor dat je vervolgens niet voor iedere ruimte een andere oplossing hoeft te bedenken.

Voor welke organisaties is BRIX interessant?

De voordelen van BRIX worden groter naarmate het aantal vergaderruimtes en locaties toeneemt. De oplossing is daarom vooral interessant voor organisaties die:

• meerdere vergaderruimtes beheren;
• verschillende kantoorlocaties hebben;
• internationaal opereren;
• nieuwe ruimtes of locaties willen uitrollen;
• verschillen tussen bestaande vergaderruimtes willen terugbrengen;
• IT-beheer en support eenvoudiger willen maken;
• één herkenbare gebruikerservaring willen creëren.

Dat betekent niet dat BRIX alleen interessant is voor organisaties met honderden ruimtes. Ook bij een kleiner aantal vergaderruimtes kan het waardevol zijn om vanaf het begin één standaard te bepalen waarop later kan worden voortgebouwd.

Hoe rol je BRIX uit over meerdere locaties?

Standaardisatie begint niet met het simpelweg kopiëren van dezelfde apparatuur naar iedere ruimte. Eerst moet duidelijk zijn welke typen ruimtes er binnen de organisatie bestaan en wat gebruikers daar moeten kunnen doen.

Daarom kijken we naar de bestaande vergaderomgeving, gebruikers, IT-infrastructuur en technische eisen. Vervolgens bepalen we welke BRIX-configuraties als standaard kunnen worden ingezet. Na implementatie kan die basis worden gebruikt voor volgende ruimtes en locaties.

Dat is vooral waardevol voor organisaties die internationaal werken. Zo kan een medewerker in Nederland, België of het Verenigd Koninkrijk een vergaderruimte binnenlopen en dezelfde vertrouwde ervaring krijgen.

Ook de digitale workplace kan hierin een rol spelen. In ons artikel over Microsoft Places lees je bijvoorbeeld hoe het vinden en reserveren van een ruimte kan worden verbonden met wat medewerkers daadwerkelijk in die fysieke vergaderruimte aantreffen.

En wat is BRIX zero?

Wil je naast standaardisatie ook de milieu-impact van je audiovisuele omgeving verlagen? Dan is er BRIX zero.

BRIX zero combineert de gestandaardiseerde aanpak van BRIX met een circulaire benadering van audiovisuele technologie. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de aanschaf van apparatuur, maar naar de volledige levenscyclus. Denk aan levensduurverlenging, hergebruik, reparatie, refurbishment en een verantwoorde verwerking wanneer apparatuur uiteindelijk niet meer kan worden ingezet.

Zo kun je het standaardiseren van vergaderruimtes combineren met bredere duurzaamheidsdoelstellingen binnen de organisatie.

Minder tijd besteden aan techniek, meer tijd aan samenwerken

Uiteindelijk draait een vergaderruimte niet om het scherm aan de muur of de camera boven het display. De technologie moet ervoor zorgen dat mensen eenvoudig kunnen samenwerken, ongeacht vanuit welke ruimte of locatie ze deelnemen.

BRIX maakt die ervaring schaalbaar. Niet door iedere vergaderruimte identiek te maken, maar door een bewezen standaard te creëren die je steeds opnieuw kunt toepassen.

Zo voelt een nieuwe vergaderruimte niet iedere keer als een nieuwe omgeving. Je loopt binnen, herkent hoe het werkt en kunt beginnen.