Microsoft Places: slimmer omgaan met werkplekken en vergaderruimtes

Hybride werken geeft medewerkers meer vrijheid, maar maakt het gebruik van kantoor ook complexer. Wie is wanneer aanwezig? Waar vind je een geschikte vergaderruimte? Welke werkplek is beschikbaar? En worden ruimtes eigenlijk wel gebruikt zoals gedacht?

Microsoft Places brengt werkplekken, vergaderruimtes en aanwezigheid samen binnen de Microsoft-omgeving die medewerkers al gebruiken. Zo wordt het eenvoudiger om een werkdag op kantoor te plannen én krijg je als organisatie meer inzicht in hoe de werkomgeving wordt gebruikt.

Een hybride kantoor werkt pas als mensen weten waar ze moeten zijn

Op kantoor zijn terwijl de rest van je team thuiswerkt. Een vergaderruimte reserveren die eigenlijk te groot is. Of zoeken naar een beschikbare werkplek terwijl verderop nog genoeg ruimte is.

Hybride werken heeft de manier waarop we kantoren gebruiken veranderd. Toch zijn werkplekken, vergaderruimtes, agenda’s en AV-technologie lang niet altijd goed met elkaar verbonden.

Microsoft Places helpt om daar meer overzicht in te brengen.

Wat is Microsoft Places?

Microsoft Places is een workplace-oplossing binnen het Microsoft 365-ecosysteem. Het brengt informatie over mensen, werkplekken, vergaderruimtes en gebouwen samen en integreert deze ervaring onder andere in Microsoft Teams en Outlook.

Medewerkers kunnen bijvoorbeeld zien wanneer collega’s van plan zijn naar kantoor te komen, een geschikte ruimte zoeken of een werkplek reserveren. Organisaties kunnen tegelijkertijd meer inzicht krijgen in het gebruik van hun kantooromgeving.

Daarmee vormt Microsoft Places de digitale verbinding tussen waar mensen willen werken en de fysieke ruimtes waarin ze daadwerkelijk samenwerken.

Wat kun je met Microsoft Places?

Afhankelijk van de inrichting en licenties kun je Microsoft Places onder andere gebruiken voor:

Zo gaat workplace management niet alleen over het reserveren van een ruimte, maar over de complete ervaring rondom een werkdag op kantoor.

Van Microsoft Places naar de fysieke werkplek

Een digitale workplace-oplossing werkt alleen goed als de informatie overeenkomt met wat medewerkers op kantoor aantreffen.

Een ruimte die in Microsoft Places geschikt lijkt voor hybride overleg, moet in de praktijk ook beschikken over de juiste camera’s, microfoons, displays en bediening. En wanneer verschillende typen ruimtes worden aangeboden, moeten medewerkers vooraf kunnen begrijpen welke ruimte het beste bij hun overleg past.

“Een ruimte reserveren is één ding. Maar vervolgens moet die ruimte ook passen bij wat je daar wilt doen. Juist door Microsoft Places, Teams Rooms en de fysieke werkplek met elkaar te verbinden, maak je hybride werken een stuk eenvoudiger.” Patrique Microsoft Office 365 Specialist

Daar komt de fysieke werkomgeving samen met Microsoft Places. AVEX helpt organisaties om die werelden op elkaar aan te laten sluiten. We kijken naar de inrichting van werkplekken en vergaderruimtes, Microsoft Teams Rooms, room booking, AV-technologie en de gebruikerservaring daaromheen.

Microsoft Places en Microsoft Teams Rooms

Microsoft Places wordt vooral interessant wanneer de digitale informatie over een ruimte aansluit op de daadwerkelijke mogelijkheden ervan.

Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die een vergaderruimte zoekt voor zes personen en hybride deelnemers. In plaats van alleen te kijken welke ruimte vrij is, kan informatie over capaciteit en aanwezige voorzieningen helpen om een passende ruimte te kiezen.

In combinatie met goed ingerichte Microsoft Teams Rooms ontstaat zo een logischere route:

Plan – bepaal wanneer je naar kantoor komt en met wie je wilt samenwerken.
Vind – kies een beschikbare werkplek of vergaderruimte die past bij wat je wilt doen.
Werk samen – stap de ruimte binnen en start de meeting vanuit een herkenbare Teams Rooms-omgeving.

De techniek verdwijnt daarmee zoveel mogelijk naar de achtergrond. De gebruiker hoeft vooral te weten waar hij moet zijn en hoe hij kan beginnen.

Hoe AVEX kan helpen

Je hoeft Microsoft Places, de fysieke werkplek en AV-technologie niet los van elkaar te bekijken. AVEX kan organisaties ondersteunen bij het vertalen van de digitale workplace naar de fysieke kantooromgeving.

1. Inventariseren
   We brengen de huidige werkomgeving in kaart. Welke typen werkplekken en vergaderruimtes zijn er? Hoe worden deze gebruikt? Welke Microsoft- en AV-oplossingen zijn al aanwezig en waar lopen gebruikers tegenaan?
2. Ontwerpen
   Vervolgens kijken we hoe ruimtes, Microsoft Teams Rooms, room booking en andere AV-oplossingen logisch op elkaar kunnen aansluiten. Daarbij kunnen we werken met plattegronden, ruimtetypen en technische ontwerpen.
3. Realiseren en optimaliseren
   We realiseren de AV-omgeving en zorgen dat de fysieke ruimtes aansluiten op de gekozen workplace-inrichting. Ook na oplevering kunnen gebruik, beheer en verdere optimalisatie onderdeel zijn van het traject.

Voor organisaties die deze gebruikerservaring over meerdere ruimtes of locaties willen standaardiseren, biedt AVEX met BRIX een gestandaardiseerde meeting room-oplossing. Zo ontstaat geen verzameling losse tools en ruimtes, maar een werkomgeving waarin software, ruimte en AV-technologie elkaar versterken.

Hoe zit het met de licenties van Microsoft Places?

De licensing van Microsoft Places is in 2026 gewijzigd. Sinds 1 april 2026 zijn verschillende functies die eerder aan Teams Premium waren gekoppeld onderdeel geworden van de core-functionaliteit of overgegaan naar een licentiemodel per ruimte.

Dat betekent niet dat iedere ruimte binnen Microsoft Places een aparte licentie nodig heeft.

Veel basisfunctionaliteiten, zoals work plans, workplace presence, Places Explorer, Places Finder en het boeken van vergaderruimtes en gedeelde workspaces, zijn beschikbaar voor gebruikers met ondersteunde Microsoft 365- of Teams-licenties.

Voor bepaalde functionaliteiten zijn wel aanvullende space licenses nodig. Dat geldt onder andere voor:

• het reserveren van individuele bureaus;
• automatisch vrijgeven van gereserveerde ruimtes of bureaus wanneer niemand incheckt;
• bepaalde occupancy-data binnen Places Analytics.

Welke licenties nodig zijn, hangt daarom af van de gewenste inrichting en functionaliteiten.

Voor welke organisaties is Microsoft Places interessant?

Microsoft Places is vooral relevant wanneer je kantoor niet meer iedere dag op dezelfde manier wordt gebruikt.

Bijvoorbeeld wanneer medewerkers hybride werken, teams verspreid over meerdere locaties werken, flexibele werkplekken worden gebruikt of wanneer je beter inzicht wilt krijgen in het gebruik van vergaderruimtes en kantoorruimte.

Het wordt extra interessant wanneer je Microsoft Teams en Microsoft Teams Rooms al breed gebruikt. Microsoft Places kan dan een volgende laag toevoegen: niet alleen hoe mensen digitaal samenwerken, maar ook waar ze dat het beste kunnen doen.

Hoe zo’n consistente gebruikerservaring er in de praktijk uitziet, zie je in de nieuwe werkomgeving van Unilever in Rotterdam.

Microsoft Places & moderne werkplekken

Laat de digitale en fysieke werkplek samenwerken
Microsoft Places kan medewerkers helpen bepalen wanneer ze naar kantoor komen en welke plek het beste bij hun werkdag past. Maar de echte gebruikerservaring ontstaat pas wanneer de ruimte die ze reserveren daar ook op aansluit.

AVEX helpt je Microsoft Places, Microsoft Teams Rooms en de fysieke werkomgeving als één geheel te bekijken.