Wat zijn projectgebonden kosten bij een maatwerk AV-project?

Je ontvangt een offerte voor een maatwerk AV-project en ziet naast apparatuur en installatie ook een post ‘projectgebonden kosten’ staan. Maar waar betaal je dan precies voor?

Dat is een vraag die we bij AVEX regelmatig krijgen. Begrijpelijk ook, want een groot deel van het werk bij een audiovisueel project gebeurt achter de schermen – nog vóór er überhaupt iets op locatie wordt geïnstalleerd.

Juist die voorbereiding bepaalt vaak of een AV-project soepel verloopt of later problemen oplevert.

Met meer dan 35 jaar ervaring en ruim 1.500 audiovisuele projecten per jaar realiseert AVEX audiovisuele oplossingen die betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig zijn.

In dit artikel legt Harry Beunder, Manager Projects bij AVEX, uit hoe het proces achter de schermen werkt, wat er gebeurt na een opdrachtverstrekking en waar de post projectgebonden kosten voor staat.

Je leest onder andere:

• Welke 5 fasen een maatwerk AV-project doorloopt
• Welke specialisten daarbij betrokken zijn
• Wat projectgebonden kosten precies omvatten
• Waarom deze kosten essentieel zijn voor een succesvol eindresultaat

Na het lezen heb je een helder beeld van wat er achter een maatwerk AV-project schuilgaat en waarom projectgebonden kosten worden begroot.

Wat zijn projectgebonden kosten?

Projectgebonden kosten zijn de kosten voor werkzaamheden waarmee AVEX een maatwerk AV-oplossing ontwerpt, realiseert en oplevert.

Bij een maatwerk audiovisuele oplossing komen vele disciplines samen. Denk aan technisch ontwerp en engineering, projectmanagement en coördinatie, systeemconfiguratie en voorbereiding programmering, testen en kwaliteitscontrole, installatiecoördinatie en oplevering en overdracht.

De kosten hiervoor staan los van de apparatuur zelf en hebben betrekking op het volledige traject dat nodig is om een audiovisueel systeem goed te laten functioneren.

Meer dan alleen apparatuur

Wanneer jij een offerte ontvangt voor een audiovisueel project zie je naast de apparatuur ook andere kosten staan. En dus ook een post met projectgebonden kosten.

Een logische vraag is dan: waar betaal ik precies voor?

En misschien nog belangrijker: betaal ik niet dubbel voor werkzaamheden die al in de apparatuur zijn opgenomen? Het antwoord is: nee.

Projectgebonden kosten hebben betrekking op zaken die nodig zijn om een maatwerkoplossing te:

• Ontwerpen
• Voorbereiden
• Realiseren
• Testen
• Succesvol in gebruik te nemen

Ze hebben dus geen betrekking op de apparatuur zelf, maar op het werk waarmee specialisten alle systemen goed laten samenwerken.

Zoals Harry Beunder het verwoordt:

“Wat een klant uiteindelijk ziet, is AV-apparatuur in een soepel werkende oplossing. Wat hij of zij niet ziet, is het uitgebreide traject dat daaraan voorafgaat.” Harry Beunder Manager Projects AVEX

Het team achter ieder AV-project

Een audiovisueel project is nooit het werk van één persoon. Achter elke oplossing staat een multidisciplinair team dat samen verantwoordelijk is voor het eindresultaat.

Gedurende het traject ondersteunt de accountmanager de opdrachtgever als vast aanspreekpunt en voor de afstemming op hoofdlijnen.

Binnen het project werken vervolgens verschillende specialisten samen. De projectmanager bewaakt planning, budget en kwaliteit. Engineers werken het technisch ontwerp uit en zorgen voor de integratie van systemen. Programmeurs ontwikkelen de gebruikersinterfaces voor touchpanels en besturingssystemen. Installatiespecialisten verzorgen de installatie en testen op locatie.

De inzet van al deze projectspecialisten vormt een belangrijk onderdeel van de projectgebonden kosten.

Van concept naar werkende oplossing: de 5 fasen

Om goed te begrijpen wat projectgebonden kosten omvatten, helpt het om te kijken naar het volledige traject van een maatwerk AV-project.

Bij AVEX doorloopt ieder project 5 vaste fasen:

Fase 1: Ontwerp en engineering

In de eerste fase wordt het Voorlopig Ontwerp technisch uitgewerkt tot een definitieve oplossing.

Tijdens deze fase worden technische risico’s geanalyseerd, afhankelijkheden in kaart gebracht en verschillende apparatuur configuraties getest om de beste oplossing te bepalen.

Een belangrijk onderdeel hiervan is de afstemming met de IT-omgeving van de organisatie. Audiovisuele systemen worden namelijk vaak geïntegreerd met bestaande netwerken, beveiligingsstructuren en samenwerkingsplatforms.

En wanneer AV-technologie wordt geïntegreerd in maatwerkmeubilair of architectuur, vindt ook intensieve afstemming plaats met architecten en interieurbouwers.

Daarnaast wordt in deze fase de gebruikersinterface ontwikkeld voor touchpanels en besturingssystemen. Deze wordt getest met een gebruikersgroep om te controleren of de bediening intuïtief en praktisch is.

Fase 2: Projectplanning en voorbereiding

Na goedkeuring van het ontwerp wordt het project vertaald naar een gedetailleerde uitvoeringsplanning.

Hierin worden rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd, samenwerking met andere partijen op de bouwplaats afgestemd en logistieke processen voorbereid.

Afhankelijk van de omvang van het project worden engineers, programmeurs, installatiespecialisten en projectcoördinatoren tijdig ingepland.

Door deze voorbereiding zorgvuldig uit te voeren, kunnen vertragingen tijdens de uitvoering worden voorkomen.

Fase 3: Assemblage, configuratie en testen

Voordat er installatie op locatie plaatsvindt, worden systemen eerst volledig voorbereid in de productieomgeving van AVEX in Breukelen.

Hier worden systemen geassembleerd, geconfigureerd, geprogrammeerd en uitgebreid getest.

Dit gebeurt in een gecontroleerde omgeving, waardoor eventuele problemen vroegtijdig kunnen worden opgespoord en opgelost.

Een belangrijk moment in deze fase is de Factory Acceptance Test (FAT). Tijdens deze test bekijk en test je zelf het systeem.

Het projectteam kan eventuele aanpassingen op dat moment nog doorvoeren, zodat er later tijdens de installatie geen verrassingen ontstaan.

Fase 4: Installatie en realisatie op locatie

Na succesvolle afronding van de tests start de installatie bij jou op locatie.

Omdat systemen vooraf al zijn voorbereid en getest, kan deze fase efficiënt en gecontroleerd verlopen.

Tijdens de installatie vindt dagelijks afstemming plaats met bouwteams, aannemers, installateurs en andere betrokken partijen.

Bij projecten met meerdere identieke ruimtes wordt vaak eerst één ruimte volledig ingericht en getest. Op deze manier kunnen techniek, bediening en gebruikerservaring in de praktijk worden beoordeeld en waar nodig worden geoptimaliseerd. Zodra deze opstelling is goedgekeurd, kunnen de overige ruimtes efficiënter en uniform worden gerealiseerd.

Fase 5: Oplevering, adoptie en support

Na de installatie begint de belangrijkste fase: het gebruik van de systemen.

Veel organisaties kiezen voor een aanvullende user adoption training. Hiermee leren medewerkers niet alleen hoe de oplossing werkt, maar vooral hoe zij deze optimaal inzetten in de dagelijkse praktijk, zodat het maximale rendement uit de investering wordt gehaald.

AVEX kan een organisatie aansluiten op het serviceplatform, waarmee ondersteuning zowel op afstand als op locatie mogelijk is

Wat projectgebonden kosten concreet omvatten

Wanneer je alle fasen van een project bekijkt, wordt het duidelijker wat projectgebonden kosten precies omvatten.

Het gaat om dus een deel van de werkzaamheden die nodig zijn om een maatwerk AV-oplossing succesvol te realiseren, zoals:

• Ontwerp en technische engineering
• Projectmanagement en coördinatie
• Afstemming met IT-afdelingen en externe partners
• Werkvoorbereiding en technische documentatie
• Systeemconfiguratie en programmering
• Kwaliteitscontrole en systeemtesten
• Installatiecoördinatie en realisatie
• Oplevering en overdracht aan de organisatie

In sommige gevallen worden specifieke werkzaamheden, zoals maatwerkprogrammering of interfaceontwikkeling, apart begroot. De omvang hiervan kan namelijk sterk verschillen per project.

Praktische voorbeelden uit de praktijk

Om een nog beter beeld te geven van wat er achter de schermen gebeurt, helpt het om naar 2 concrete voorbeelden te kijken.

Een helder beeld van wat er achter jullie investering schuilgaat

Een maatwerk audiovisuele oplossing is meer dan alleen apparatuur. Achter elke installatie gaat een zorgvuldig traject schuil waarin ontwerp, engineering, planning, installatie en begeleiding samenkomen.

Projectgebonden kosten dekken precies dit traject.

Wanneer je een investering overweegt in een audiovisuele oplossing, is het daarom belangrijk om niet alleen naar de investering voor de apparatuur en installatiekosten te kijken, maar ook naar het proces dat ervoor zorgt dat alles betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig werkt.

AVEX begeleidt organisaties al meer dan 35 jaar bij het realiseren van complexe audiovisuele projecten. Harry Beunder en zijn team weten als geen ander wat er nodig is om een project succesvol op te leveren. Heb je vragen over de projectgebonden kosten in jouw offerte? Neem dan contact op met je accountmanager bij AVEX.

Die kan precies uitleggen welke werkzaamheden in jouw specifieke project zijn opgenomen. Of maak een afspraak om de productiefaciliteit in Breukelen te bezoeken om het volledige proces van dichtbij te bekijken.