Wat is een Quarta tafel? Focus op elkaar

Een boardroom is de plek voor belangrijke gesprekken en beslissingen. Juist daar wil je dat de aandacht bij elkaar blijft. Toch leiden grote schermen, zichtbare camera’s en losse apparatuur vaak af, zeker tijdens hybride vergaderingen.

De Quarta tafel van AVEX draait dat om. Audiovisuele technologie wordt volledig geïntegreerd in de boardroomtafel, zodat techniek ondersteunt zonder de aandacht op te eisen. Zo blijft de focus waar die hoort: op elkaar.

Wat is een Quarta tafel?

Quarta is een exclusieve boardroomtafel met geïntegreerde audiovisuele technologie. Displays, camera’s, microfoons en bediening worden verwerkt in het ontwerp van de tafel. De techniek is daardoor aanwezig wanneer je die nodig hebt en verdwijnt zoveel mogelijk uit het zicht wanneer dat niet nodig is.

Onder het glazen tafeloppervlak kunnen displays worden geïntegreerd waarop deelnemers presentaties, documenten en deelnemers op afstand kunnen bekijken. Camera’s komen automatisch uit de tafel wanneer een videovergadering begint en verdwijnen na afloop weer uit het zicht.

Het resultaat is een boardroom waarin design, audiovisuele technologie en gebruiksgemak één geheel vormen.

Waarom technologie integreren in een boardroomtafel?

Bij het inrichten van een boardroom gaat veel aandacht uit naar interieur, akoestiek, verlichting en meubilair. Audiovisuele technologie wordt soms pas later aan het ontwerp toegevoegd. Daardoor kunnen schermen, camera’s, kabels en bedieningspanelen zichtbaar aanwezig zijn in een ruimte die juist rust en kwaliteit moet uitstralen.

Dat kan ook gevolgen hebben voor de vergadering zelf. Denk bijvoorbeeld aan:

• deelnemers die voortdurend naar een groot scherm aan de wand kijken;
• minder natuurlijk oogcontact tijdens hybride vergaderingen;
• zichtbare camera’s, kabels en apparatuur op of rond de tafel;
• een boardroom die technisch goed werkt, maar niet aansluit bij het interieur;
• verschillende systemen en bedieningswijzen tussen vergaderruimtes;
• onnodig complexe bediening voor gebruikers.

Quarta draait dit principe om. De technologie wordt niet achteraf aan de ruimte toegevoegd, maar vanaf het begin onderdeel van het ontwerp.

Hoe werkt een Quarta boardroomtafel?

Een Quarta-opstelling wordt specifiek ontworpen voor de ruimte, het aantal gebruikers en de manier waarop een organisatie vergadert. Daarbij kunnen verschillende audiovisuele toepassingen direct in de tafel worden geïntegreerd.

Displays geïntegreerd in de vergadertafel

In plaats van uitsluitend naar een groot scherm aan de wand te kijken, hebben deelnemers content dichtbij zich. De displays worden onder het tafeloppervlak geïntegreerd, waardoor presentaties, documenten en deelnemers op afstand goed zichtbaar zijn zonder dat iedereen zijn aandacht voortdurend van de andere mensen aan tafel hoeft af te wenden.

Dat maakt Quarta bijzonder geschikt voor boardrooms waarin veel wordt gepresenteerd, documenten worden besproken of regelmatig hybride wordt vergaderd.

Camera’s die automatisch uit de tafel verschijnen

Ook de camera’s kunnen volledig in de Quarta tafel worden geïntegreerd. Wanneer een videovergadering start, verschijnen de camera’s automatisch. Na afloop verdwijnen ze weer uit het zicht.

De positionering dichtbij de deelnemers helpt bovendien om deelnemers op afstand natuurlijker in het gesprek te betrekken. Zo voelt een hybride vergadering minder alsof een deel van het gezelschap naar een scherm kijkt en meer alsof iedereen daadwerkelijk aan hetzelfde gesprek deelneemt.

Eenvoudig deelnemen aan Microsoft Teams-vergaderingen

Een luxe boardroom moet niet alleen mooi zijn, maar vooral eenvoudig werken. Quarta kan daarom worden gecombineerd met Microsoft Teams Rooms.

Met One Touch Join kan een geplande vergadering met één druk op de knop worden gestart. Gebruikers hoeven niet eerst kabels aan te sluiten of instellingen aan te passen. De audiovisuele installatie, camera’s, displays en bediening werken als één geïntegreerd systeem.

Audio geïntegreerd in het ontwerp

Goede verstaanbaarheid is essentieel in een boardroom, zeker wanneer deelnemers op afstand aansluiten. Daarom wordt bij het ontwerp niet alleen gekeken naar beeld, maar ook naar professionele audio. Microfoons en luidsprekers worden afgestemd op de ruimte en zoveel mogelijk geïntegreerd in het totale ontwerp.

Een boardroomtafel volledig op maat

Geen boardroom is hetzelfde. Daarom is Quarta geen standaard tafel die simpelweg in een ruimte wordt geplaatst. De oplossing wordt samengesteld op basis van onder andere het aantal deelnemers, de afmetingen van de ruimte, het interieur en de gewenste audiovisuele functionaliteiten.

Van een compacte directiekamer tot een internationale boardroom voor meer dan 32 personen: formaat, materialen, afwerking en technische configuratie kunnen op de omgeving worden afgestemd.

Wat is het verschil tussen Quarta en een traditionele boardroom?

In een traditionele boardroom worden de tafel en de audiovisuele installatie vaak als afzonderlijke onderdelen ontworpen. Er staat een groot display aan de wand, camera’s worden rondom het scherm geplaatst en aansluitingen en bediening worden later aan de tafel toegevoegd.

Bij Quarta worden meubilair, technologie en gebruikerservaring als één oplossing ontworpen. Daardoor kan meer technologie uit het zicht verdwijnen en blijft de aandacht zoveel mogelijk bij de mensen aan tafel.

Het verschil zit dus niet alleen in de apparatuur, maar vooral in de manier waarop de complete vergaderomgeving wordt ontworpen.

Wat zijn de voordelen van een boardroomtafel met geïntegreerde technologie?

Organisaties die voor Quarta kiezen, zoeken meestal niet simpelweg naar een nieuwe vergadertafel. Ze willen een boardroom creëren die past bij de uitstraling van hun organisatie én prettig werkt voor de mensen die er dagelijks gebruik van maken.

Een Quarta boardroom kan onder andere zorgen voor:

• meer natuurlijk oogcontact doordat content dichter bij de deelnemers wordt weergegeven;
• minder zichtbare technologie doordat displays, camera’s en andere componenten in het ontwerp worden geïntegreerd;
• een representatieve uitstraling voor directie, klanten, partners en andere stakeholders;
• eenvoudiger hybride vergaderen met een geïntegreerde videoconferencingoplossing;
• minder losse apparatuur en bekabeling op en rondom de tafel;
• een consistente gebruikerservaring doordat technologie en bediening als één systeem worden ontworpen;
• maatwerk dat aansluit op het interieur, de ruimte en de manier van vergaderen.

Voor welke ruimtes is Quarta geschikt?

Quarta is vooral ontwikkeld voor ruimtes waar besluitvorming, communicatie en representativiteit samenkomen. Denk aan:

• boardrooms;
• bestuurskamers;
• directiekamers;
• executive meeting rooms;
• internationale vergaderruimtes;
• hybride bestuurs- en directievergaderingen.

Voor een reguliere vergaderruimte is een volledig geïntegreerde maatwerkoplossing niet altijd noodzakelijk. Organisaties die meerdere typen ruimtes willen standaardiseren, kunnen ook kijken naar onze andere oplossingen voor meeting rooms.

Hoe richt je een moderne hybride boardroom in?

Een goede hybride boardroom begint niet bij het kiezen van een camera of display. De belangrijkste vraag is hoe mensen de ruimte gaan gebruiken.

Hoeveel mensen zitten normaal gesproken aan tafel? Hoe vaak sluiten deelnemers op afstand aan? Worden vooral presentaties gedeeld of worden gezamenlijk documenten besproken? Welke videoconferencingomgeving gebruikt de organisatie? En welke uitstraling moet de ruimte hebben?

Op basis daarvan kunnen onder andere de tafelopstelling, zichtlijnen, displayposities, camera’s, microfoons, luidsprekers, verlichting en bediening als één geheel worden ontworpen.

Bij AVEX kijken we daarom naar de complete boardroomoplossing: van het gebruik en ontwerp van de ruimte tot de audiovisuele technologie, installatie en ondersteuning.

Een Quarta als onderdeel van de moderne boardroom

Een goede boardroom begint niet bij het kiezen van een camera, display of vergadertafel. De belangrijkste vraag is hoe mensen de ruimte gaan gebruiken.

Hoeveel mensen zitten normaal gesproken aan tafel? Hoe vaak sluiten deelnemers op afstand aan? Worden vooral presentaties gedeeld of gezamenlijk documenten besproken? Welke videoconferencingomgeving gebruikt de organisatie? En welke uitstraling moet de ruimte hebben?

Op basis daarvan kunnen de tafelopstelling, zichtlijnen, displays, camera’s, microfoons, luidsprekers en bediening als één geheel worden ontworpen. Quarta kan hierin het centrale onderdeel vormen.

Quarta en Microsoft Teams Rooms

Quarta kan worden geïntegreerd met Microsoft Teams Rooms. Gebruikers kunnen daardoor eenvoudig deelnemen aan geplande Teams-vergaderingen en gebruikmaken van de camera’s, audio, displays en bediening die in de boardroom zijn geïntegreerd.

Met One Touch Join kan een vergadering met één druk op de knop worden gestart. Welke configuratie het beste past, hangt af van de grootte van de boardroom, het aantal deelnemers en de gewenste manier van samenwerken.

Van directiekamer tot grote internationale boardroom

Omdat Quarta maatwerk is, bestaat er niet één standaardformaat. De tafel kan worden ontworpen voor een compacte directiekamer, maar ook voor een grote internationale boardroom met meer dan 32 deelnemers.

Bij het ontwerp wordt niet alleen gekeken naar het aantal zitplaatsen. Ook zichtlijnen, camerabeeld, verstaanbaarheid, displaypositie en voldoende ruimte voor comfortabel overleg spelen een belangrijke rol.

Meer dan alleen een vergadertafel

Hoewel de tafel het meest zichtbare onderdeel is, is Quarta bedoeld als een geïntegreerde boardroomoplossing. De tafel, audiovisuele technologie en bediening worden in samenhang ontworpen.

Daarmee verschilt Quarta van een reguliere vergadertafel waaraan later audiovisuele apparatuur wordt toegevoegd. Technologie wordt vanaf het begin onderdeel van het ontwerp van de ruimte.

Een boardroom waarin het gesprek centraal staat

De beste technologie is niet per definitie de technologie die het meest zichtbaar is. In een boardroom moet techniek vooral helpen om mensen beter met elkaar te laten communiceren.

Quarta brengt daarom boardroomdesign en audiovisuele technologie samen in één geïntegreerde oplossing. Displays zijn beschikbaar waar deelnemers ze nodig hebben, camera’s verschijnen wanneer een hybride vergadering begint en de bediening blijft eenvoudig.

Zo blijft de aandacht waar die hoort: bij het gesprek en de mensen aan tafel.

Een Quarta boardroom realiseren?

Wil je een bestaande bestuurskamer moderniseren of een nieuwe boardroom inrichten? AVEX helpt bij het ontwerpen van de complete omgeving: van gebruikerservaring en audiovisueel ontwerp tot installatie, integratie en ondersteuning.

We kijken samen naar de ruimte, het aantal gebruikers, de manier van vergaderen en de technologie die binnen jouw organisatie wordt gebruikt. Zo ontstaat een boardroom die niet alleen indrukwekkend oogt, maar vooral prettig en eenvoudig werkt.