Deelbare vergaderruimtes: slim idee of bron van frustratie?

Vandaag vergaderen drie projectteams afzonderlijk. Morgen zit dezelfde ruimte vol voor een Townhall met honderd medewerkers. Op papier klinkt dat als de ideale oplossing, maar in de praktijk blijkt het vaak ingewikkelder.

Een deelbare vergaderruimte is pas succesvol wanneer niet alleen de wanden, maar ook de gebruikerservaring meebeweegt. En juist daar gaat het regelmatig mis.

Want wat gebeurt er als twee ruimtes worden samengevoegd? Kunnen deelnemers elkaar nog goed verstaan? Is de presentatie overal zichtbaar? Werkt Microsoft Teams nog zoals gebruikers verwachten? En hoe voorkom je dat medewerkers eerst een handleiding nodig hebben voordat een vergadering kan starten?

Bij klanten als Unilever en Aon zien we dat een divisible room veel meer is dan een verplaatsbare wand. Het vraagt om een doordachte combinatie van ruimte-indeling, akoestiek, audiovisuele techniek en gebruiksgemak.

Wat maakt een deelbare vergaderruimte succesvol?

Dit begint niet bij de indeling van opstelling en apparatuur, maar bij het type bijeenkomsten dat je wilt faciliteren.

Wordt de ruimte gebruikt voor:

• dagelijkse Teams-meetings
• trainingen
• hybride workshops
• directiebijeenkomsten
• presentaties voor grotere groepen

Iedere toepassing stelt andere eisen aan beeld, geluid en bediening. Een ruimte die perfect werkt voor drie losse vergaderingen functioneert niet automatisch goed als één grote zaal. Wie dat pas ontdekt na oplevering, is vaak te laat.

Het grootste probleem? Geluid.

Bij divisible rooms denken veel mensen aan schermen en camera’s. In werkelijkheid bepaalt audio meestal of gebruikers een vergadering of presentatie als prettig ervaren. Slecht geluid zorgt er vrijwel direct voor dat mensen afhaken. Het is bijvoorbeeld erg storend als het geluid van remote deelnemers van een andere richting komt dan dat je ze ziet. Daarom kijken we niet alleen naar microfoons en luidsprekers, maar ook naar:

• geluidsisolatie tussen ruimtes
• reflecties van wanden en plafonds
• spraakverstaanbaarheid
• verschillende ruimteconfiguraties

Meer luidsprekers toevoegen lost een akoestisch probleem meestal niet op. Sterker nog, soms maakt het de situatie juist slechter.

Hybride werken maakt deelbare vergaderruimtes complexer

Een presentatie in een deelbare ruimte uitzenden is relatief eenvoudig. Een interactieve hybride sessie waarbij mensen door de ruimte lopen, vragen stellen en samenwerken met online deelnemers is iets anders. Een veelgemaakte fout is denken dat een presentatie zichtbaar is zodra er ergens een scherm hangt. Maar wat gebeurt er wanneer drie vergaderruimtes één grote zaal worden?

• Kunnen deelnemers achterin nog steeds een spreadsheet lezen?
• Zijn de camerabeelden groot genoeg en schakelen ze automatisch als iemand in het publiek een vraag stelt?
• Moeten content en online deelnemers tegelijkertijd zichtbaar zijn of leiden remote deelnemers juist af tijdens de presentatie?
• En heeft de presentator een afkijkscherm nodig, zodat hij de deelnemers op afstand die achter hem zitten niet vergeet als die een vraag stellen?

Dat zijn vragen die je vooraf wilt beantwoorden, niet tijdens de eerste bijeenkomst. Daarom ontwerpen wij hybride ruimtes niet rondom apparatuur, maar rondom gedrag. Welke interactie moet mogelijk zijn? Wie moet wie kunnen zien? En wat mag een online deelnemer absoluut niet missen? Pas daarna wordt duidelijk welke camera’s, microfoons en besturing nodig zijn.

Onzichtbare techniek is de beste techniek

Hoe geavanceerder een divisible room wordt, hoe belangrijker gebruiksgemak wordt. De eindgebruiker wil niet nadenken over ruimteconfiguraties, audio-routing of scherminstellingen.

Een succesvolle ruimte voelt logisch aan. Je loopt binnen, start je vergadering en de techniek doet wat je verwacht. Dit doen wij door scenario’s (ook wel presets) te bepalen, waarmee alle audio en video naar de gewenste functionaliteit schakelt met één druk op de knop. Dat klinkt eenvoudig, maar vraagt vaak de meeste aandacht tijdens het ontwerp.

Praktijkvoorbeelden van deelbare vergaderruimtes: Unilever en Aon

Bij Unilever Rotterdam worden de ruimtes Earth, Water en Life zowel afzonderlijk als gezamenlijk gebruikt voor grotere evenementen en Townhalls.

Bij Aon België zijn drie vergaderruimtes ontworpen die flexibel kunnen worden gekoppeld, zodat de kantooromgeving zich aanpast aan de behoefte van dat moment.

Beide projecten laten zien dat flexibiliteit alleen werkt wanneer gebruikers niet hoeven na te denken over de techniek erachter.

De vraag is niet óf een divisible room mogelijk is

Vrijwel iedere ruimte kan technisch gezien deelbaar worden gemaakt. De belangrijkere vraag is:

Levert het in jullie dagelijkse praktijk daadwerkelijk meerwaarde op?

Wanneer ruimtes bijna altijd afzonderlijk worden gebruikt, kan een vaste indeling soms slimmer zijn. Wanneer de behoefte regelmatig wisselt tussen kleine overleggen, trainingen en grotere bijeenkomsten, kan een divisible room juist veel extra flexibiliteit opleveren. Daarom begint een goed ontwerp niet met apparatuur, maar met het begrijpen van hoe mensen de ruimte daadwerkelijk gebruiken.

Past een deelbare vergaderruimte bij jullie organisatie?

Een deelbare vergaderruimte kan veel flexibiliteit bieden, maar alleen als de ruimte aansluit op hoe jullie deze daadwerkelijk willen gebruiken. We denken graag mee over de mogelijkheden, van ruimte-indeling en akoestiek tot hybride vergaderen en gebruiksgemak.