De 3 grootste ontwikkelingen in Microsoft Teams Rooms

Je herkent het vast. Je start een meeting en ergens in je achterhoofd zit twijfel. Werkt alles vandaag zoals het hoort?

In veel organisaties draaien Microsoft Teams Rooms die een paar jaar geleden zijn ingericht. Op papier werkt het nog. Maar in de praktijk zie je het langzaam schuiven. Updates blijven achter. Apparatuur reageert trager. En bij elk overleg groeit de kans dat iets niet soepel loopt.

Ik spreek regelmatig IT-managers die zeggen: “We weten dat we iets moeten, maar waar beginnen we?”

Dat moment is logisch. Want er gebeurt op dit moment veel tegelijk in de wereld van Teams Rooms.

In dit artikel neemt onze collega Patrique Petit, Microsoft 365 specialist bij AVEX, je mee in de drie belangrijkste ontwikkelingen die nu spelen:

1. Lifecycle management van je bestaande Teams Rooms
2. MDEP als nieuw platform en wat er verandert aan de basis van je Teams Rooms
3. Hoe AI de meeting room verandert, ook technisch

“De eerste generatie meeting rooms bereikt het einde van de lifecycle. Tegelijk komen veel nieuwe ontwikkelingen samen.” Patrique Petit Microsoft Office 365 Specialist

Na het lezen ben je op de hoogte van de nieuwe ontwikkelingen en hoe je voorkomt dat je keuzes maakt waar je later op terugkomt.

Wat er nu speelt in vergaderruimtes

Veel organisaties hebben hun vergaderruimtes in fases ingericht. Daardoor verschillen locaties, implementatiemomenten en leveranciers vaak van elkaar.

Het gevolg zie je snel:

• Ruimtes die zich anders gedragen
• Gebruikers die niet weten wat ze kunnen verwachten
• IT of facilitair die steeds moet bijspringen

Dat geeft onrust. Zeker als je verantwoordelijk bent voor de werking van deze ruimtes.

Tegelijk komen er nu drie ontwikkelingen samen. En juist die combinatie maakt het complexer, maar ook belangrijker om een duidelijke lijn te kiezen. Deze drie ontwikkelingen komen samen:

Lifecycle management: het moment waarop je moet beslissen

De eerste generatie Teams Rooms bereikt op veel plekken het einde van de lifecycle.

Dat zie je niet altijd direct. Systemen starten nog op. Meetings gaan door. Maar onder de oppervlakte verandert er iets.

1. Updates worden minder frequent of stoppen
2. Ondersteuning verandert
3. Security en performance staan onder druk

Het risico zit niet in één grote storing. Het zit in kleine verstoringen die zich opstapelen. Veel organisaties twijfelen op dat moment. Ga je door met wat je hebt? Of ga je vernieuwen?

In de praktijk is dit hét moment om even afstand te nemen. Niet alleen vervangen, maar opnieuw kijken naar je inrichting.

1. Zijn je ruimtes gestandaardiseerd?
2. Is beheer goed ingericht?
3. Sluit de gebruikerservaring aan op wat je verwacht?

Als je hier nu keuzes in maakt, leg je een fundament waar je weer jaren mee verder kunt.

MDEP: meer grip op de basis van je Teams Rooms

Als je gaat vernieuwen, komt vanzelf de vraag: hoe willen we dit technisch opbouwen?

Daar komt het nieuwe platform MDEP in beeld: het Microsoft Device Ecosystem Platform. Dit platform laat zien dat Microsoft meer regie neemt over hoe Teams Rooms werken. Het doel is duidelijk: minder versnippering en meer controle.

Wat merk je daarvan in de praktijk?

1. Updates en beheer worden consistenter
2. De ervaring tussen ruimtes wordt gelijker
3. Je hebt meer aansluiting op het Microsoft-ecosysteem

Voor IT betekent dit vooral rust. Minder uitzonderingen. Minder afhankelijkheid van verschillende leveranciers die het allemaal nét anders doen. Dat helpt je om vergaderruimtes te creëren die gewoon werken. Elke keer weer.

Maar techniek stopt hier niet. Want waar MDEP vooral de basis verbetert, verandert AI hoe je meetings beleeft.

AI in de meeting room: van ondersteunen naar meedenken

AI is op dit moment een van de meest gevraagde onderwerpen. Dat zie ik in bijna elk gesprek terug. Maar het is belangrijk om het concreet te maken. Niet als buzzword, maar als onderdeel van je vergaderruimte.

Je ziet het op drie niveaus.

Wat je als gebruiker merkt: meetings worden slimmer en overzichtelijker. Ondersteuning komt tijdens en na het overleg. Dat zorgt voor meer focus en minder ruis.

Wat er technisch verandert in de ruimte: onder de motorkap gebeurt misschien nog wel meer. AI wordt onderdeel van de volledige meeting room omgeving. Niet iets los, maar geïntegreerd in:

1. Het Microsoft Teams platform
2. De devices in de ruimte
3. De verwerking van audio en video

Camera’s en microfoons worden slimmer. Ze reageren beter op wat er in de ruimte gebeurt. De techniek gaat je helpen, in plaats van dat je ermee bezig bent.

Wat dit betekent voor jouw organisatie: AI stelt nieuwe eisen aan je vergaderruimtes. Het gaat niet alleen om software. Het gaat ook om de:

1. Kwaliteit van je hardware
2. Inrichting van de ruimte
3. Samenhang van je platform

Als dit niet goed op elkaar aansluit, haal je er niet uit wat erin zit.

Waarom je deze ontwikkelingen samen moet bekijken

Wat we vaak zien, is dat organisaties naar deze onderwerpen los kijken. Lifecycle als een technisch probleem. MDEP als een IT-keuze. En AI als iets voor later.

Maar juist de samenhang maakt het verschil.

• Lifecycle management dwingt je om actie te ondernemen
• MDEP bepaalt hoe je nieuwe omgeving eruit ziet
• AI bepaalt hoe jouw gebruikers straks vergaderen

Als je dit als geheel bekijkt, maak je keuzes die langer meegaan. En voorkom je dat je over een paar jaar opnieuw moet beginnen.

Wat dit voor jou betekent

De vraag is niet of je hiermee te maken krijgt, maar wanneer.

Blijf je werken met je huidige omgeving, dan neemt de druk langzaam toe. Kleine verstoringen, meer beheer, minder vertrouwen. Kies je voor vernieuwing, dan wil je het in één keer goed doen. Juist daar ligt de uitdaging. En ook de kans.

Wij helpen organisaties dagelijks om hun vergaderruimtes toekomstbestendig in te richten. Niet door alleen naar techniek te kijken, maar door alles samen te bekijken. Van platform tot gebruik in de praktijk. Zodat jouw ruimtes doen wat ze moeten doen. Zonder twijfel. Zonder gedoe.

Dit gaan we verder uitdiepen

In de komende artikelen gaan we elk onderwerp stap voor stap verder uitwerken:

1. Wanneer lifecycle echt een probleem wordt en hoe je dat herkent
2. Wat MDEP concreet verandert in jouw IT-omgeving
3. En hoe AI in de meeting room werkt, ook op technisch niveau

Werk je aan vernieuwing van je vergaderruimtes? Of twijfel je waar je moet beginnen? Dan is dit hét moment om daar samen naar te kijken.

AVEX is gecertificeerd Microsoft Teams Room partner

Bij AVEX helpen we organisaties bij het maken van de juiste keuzes in de enorme jungle van mogelijkheden.

AVEX is een gecertificeerde Microsoft Teams Rooms‑partner. Dat betekent dat we niet alleen de hardware leveren en installeren. We adviseren over de juiste configuratie per ruimte, integreren MTR in de bestaande IT‑omgeving en zorgen dat alles samenwerkt.

We werken met diverse door Microsoft gecertificeerde fabrikanten zoals Cisco, Crestron, HP Poly, Jabra, Lenovo, Logitech, Shure en Yealink. Onze ervaring als Microsoft specialist betekent dat we diepgaande kennis hebben van Teams-integraties.