Toekomstbestendige meetingervaringen bij AON België

Hybride werken vraagt om meer dan een laptop en een goede internetverbinding. Medewerkers moeten vanuit iedere plek eenvoudig kunnen deelnemen aan een meeting, presenteren en samenwerken. En dat zonder ingewikkelde techniek.

Dat was precies de uitdaging bij AON België. Na een herinrichting van de werkomgeving wilde AON investeren in een moderne, prettige en toekomstbestendige werkomgeving voor medewerkers én bezoekers.

AVEX realiseerde daarom een complete audiovisuele inrichting voor verschillende soorten vergaderruimtes, aangevuld met digital signage en ruimte-reserveringssystemen.

Het resultaat: gebruiksvriendelijke meetingrooms die klaar zijn voor de manier waarop organisaties vandaag én morgen samenwerken.

Over AON België

AON België helpt organisaties bij het maken van betere beslissingen op het gebied van risico’s en mensen. De Belgische organisatie maakt deel uit van AON, dat wereldwijd actief is in meer dan 120 landen.

De manier waarop medewerkers samenwerken is de afgelopen jaren sterk veranderd. Ook bij AON werd hybride werken een vast onderdeel van de werkdag. Na een analyse van de bezettingsgraad, die onder de 50% lag, besloot AON één verdieping af te stoten.

De vrijgekomen ruimte bood tegelijkertijd een kans: investeren in een moderne werkomgeving die medewerkers ondersteunt en klanten een professionele en gastvrije ontvangst biedt.

“Sinds corona is telewerken een integraal onderdeel van ons leven geworden, waardoor hybride werken bij AON de norm is.” AON België

Daarmee ontstond een duidelijke ambitie: een werkomgeving creëren die aansluit op de veranderende manier van werken én klaar is voor de toekomst.

De uitdaging: hybride werken zonder technische drempels

Een moderne werkomgeving werkt pas echt als de techniek daarin meebeweegt.

Medewerkers moeten eenvoudig een vergadering kunnen starten. Deelnemers op afstand moeten goed verstaanbaar en zichtbaar zijn. Ruimtes moeten flexibel gebruikt kunnen worden. En bezoekers moeten zich vanaf binnenkomst gemakkelijk kunnen oriënteren.

Daarom zocht AON naar audiovisuele oplossingen die:

• eenvoudig in gebruik zijn;
• hybride vergaderen ondersteunen;
• geschikt zijn voor verschillende typen ruimtes;
• flexibel kunnen worden ingezet;
• bijdragen aan een professionele uitstraling;
• klaar zijn voor toekomstige ontwikkelingen.

AVEX vertaalde deze uitgangspunten naar één samenhangende audiovisuele omgeving.

De oplossing: één AV-omgeving voor verschillende manieren van samenwerken

AVEX richtte verschillende ruimtes in met moderne audiovisuele technologie. Van een hightech boardroom tot kleinere meetingrooms voor vier personen. De gerealiseerde oplossingen bestaan uit:

• een volledig uitgeruste boardroom;
• meerdere meetingrooms voor 4 personen;
• meerdere meetingrooms voor 6 personen;
• meerdere meetingrooms voor 8 personen;
• een multifunctionele, koppelbare vergaderruimte;
• digital signage bij de entree en in de koffiecorners;
• room booking-schermen.

Iedere ruimte is ingericht met gebruiksgemak als uitgangspunt. Zo kunnen medewerkers zich concentreren op hun vergadering, in plaats van op de techniek.

“De eerste reacties waren positief. Het systeem is gebruiksvriendelijk en werd direct omarmd door onze collega’s.” AON België

Bekijk de video

Play video

Toekomstbestendige meetingrooms voor hybride samenwerken

In iedere ruimte is de technologie afgestemd op het doel van de ruimte. In de boardroom zorgt een Sennheiser-plafondmicrofoon voor een grote bewegingsvrijheid en een goede spraakverstaanbaarheid. Hierdoor kunnen deelnemers zich vrij door de ruimte bewegen zonder dat dit ten koste gaat van de audio.

De meetingrooms zijn voorzien van Cisco Room Navigators die gekoppeld zijn aan de videosystemen. Deze detecteren automatisch of een ruimte in gebruik is. De Cisco-videoconferentiesystemen kunnen daarnaast inzicht geven in het aantal personen dat gebruikmaakt van de ruimte. Zo ondersteunt de technologie niet alleen de meeting zelf, maar ook een efficiënter gebruik van de beschikbare werkplekken.

Een helder beeld, ook bij veel daglicht

Een prettige meetingomgeving vraagt ook om een goed leesbaar beeld.

Bij AON komt veel natuurlijk licht van buiten naar binnen. Dat kan zorgen voor hinderlijke reflecties op displays. Daarom koos AVEX voor Samsung-schermen met antireflectie. Zo blijven presentaties, beelden en deelnemers goed zichtbaar, ook in een ruimte met veel daglicht.

Eén ruimte, meerdere mogelijkheden

Een van de meest bijzondere onderdelen van het project is de multifunctionele vergaderruimte.

De ruimte bestaat uit drie afzonderlijke meetingrooms die dankzij flexibele scheidingswanden eenvoudig kunnen worden samengevoegd tot één grote ruimte. Dat maakt de ruimte geschikt voor verschillende vormen van samenwerking. Een klein overleg? Gebruik de ruimtes afzonderlijk. Een grotere bijeenkomst? Maak er één grote vergaderruimte van.

De audiovisuele techniek beweegt volledig mee met deze indeling.

Met Crestron-videodistributie en -besturing werkt de technologie in iedere configuratie. Wanneer de ruimtes worden gekoppeld, wordt bovendien een extra camera beschikbaar voor de presentator. De Shure-microfoon zorgt daarbij voor zowel lokale stemversterking als heldere audio voor deelnemers die op afstand deelnemen.

Flexibele ruimte. Flexibele techniek. Eén gebruikservaring.

Het resultaat: een werkomgeving die klaar is voor de toekomst

AON België heeft met de nieuwe audiovisuele inrichting een werkomgeving die aansluit op de manier waarop medewerkers vandaag samenwerken.

Van kleine hybride meetings tot grotere bijeenkomsten: iedere ruimte heeft de juiste technologie voor het doel. En misschien wel het belangrijkste: medewerkers hoeven geen technische experts te zijn om de ruimtes te gebruiken. De techniek werkt op de achtergrond, zodat mensen zich kunnen richten op waar het echt om draait: samenwerken, overleggen en betere beslissingen nemen.

“We waardeerden vooral de professionele voorbereiding van de apparatuur en de kwaliteit van de technische tekeningen. Ook details, zoals het feit dat alle kabels vrijstaand zijn aangelegd, zijn bijzonder.” AON België